各位業(yè)主:
過去的一年,業(yè)委會始終本著公開、透明的原則,認(rèn)真聽取廣大業(yè)主的意見和建議,接受廣大業(yè)主的監(jiān)督,按照小區(qū)三個規(guī)約賦予業(yè)委會的權(quán)利和義務(wù),認(rèn)真履行業(yè)委會的各項職責(zé),推動小區(qū)共用設(shè)施的維修改造,加強(qiáng)對物業(yè)的監(jiān)督和管理,保障小區(qū)的正常運(yùn)營,切實(shí)維護(hù)業(yè)主的正當(dāng)權(quán)益?,F(xiàn)將業(yè)委會2020年度工作總結(jié)和2020年度工作計劃向各位業(yè)主報告如下:
一、2020年度工作總結(jié)
2020年度,在廣大業(yè)主的支持和配合下,業(yè)委會主要做了以下工作:
(一)先后兩次召開業(yè)主大會會議審議小區(qū)重要事項并推動相關(guān)工作
業(yè)主大會2020年度分別于2020年3月11日和8月26日召開會議,對小區(qū)重大事項進(jìn)行表決。有關(guān)情況如下:
1. 表決通過并實(shí)施了《小區(qū)車輛管理辦法》。按照該管理辦法,業(yè)委會牽頭并督促物業(yè)強(qiáng)化車輛登記管理工作,逐步將幾十輛非小區(qū)住戶的車輛清理出去,同時,物業(yè)工作人員加強(qiáng)管理,采取在一些區(qū)域設(shè)置障礙物、友情提醒不規(guī)范停車車主等措施,盡量規(guī)范小區(qū)的停車行為。通過一段時間的努力,小區(qū)停車秩序明顯改善,業(yè)主停車難的問題得到緩解。
2. 表決通過并實(shí)施了小區(qū)車牌識別管理系統(tǒng)。業(yè)委會承受著來自部分業(yè)主的巨大壓力和質(zhì)疑,在無法獲得外部招標(biāo)代理單位支持的情況下,由業(yè)委會成員、小區(qū)熱心業(yè)主以及外聘專家組成招標(biāo)評標(biāo)小組,嚴(yán)格按照公開、透明的原則,花費(fèi)數(shù)月時間,自行組織車牌識別系統(tǒng)招標(biāo)工作,最后由深圳市捷順科技實(shí)業(yè)股份有限公司以15.99萬元最低價中標(biāo)并組織了工程施工。
車牌識別系統(tǒng)于2020年11月完成安裝調(diào)試并試運(yùn)行,經(jīng)過一段時間的運(yùn)行并做了一些局部調(diào)整后,目前系統(tǒng)總體運(yùn)行正常。車牌識別系統(tǒng)投入使用后,業(yè)委會把《小區(qū)車輛管理辦法》中的部分約定固化到系統(tǒng)中,進(jìn)一步強(qiáng)化了對各類車輛的管理,在規(guī)范管理基礎(chǔ)上,小區(qū)外來車輛臨時停車費(fèi)收入實(shí)現(xiàn)了大幅增加,從之前每月3-5千元增加到每月1萬多元。
3.表決通過并更換了消防水泵控制柜。更換上述設(shè)備,降低了小區(qū)的消防安全隱患。同時,該項目按照維修基金審價流程操作,最終支出控制在合理范圍內(nèi)。
4. 表決通過并調(diào)整了維修基金定活期存款比例。此前,小區(qū)維修基金活期存款金額較低,由于維修基金是按比例分?jǐn)偟礁鲉卧褂茫糠謫卧蚯捌诰S修費(fèi)用支出較大,其維修基金活期存款余額較低,部分維修項目無法正常結(jié)算,同時也影響后續(xù)其他項目的正常維修。
為保證小區(qū)外墻、電梯等共用設(shè)施維修項目的正常結(jié)算,同時為后續(xù)維修項目預(yù)留足夠的資金,業(yè)委會將小區(qū)定期存款500萬元轉(zhuǎn)為了活期存款。定期存單轉(zhuǎn)活期存單后有了一筆結(jié)息,加上原計劃推進(jìn)16號樓整幢大樓外墻維修項目因各種原因沒有按計劃推進(jìn),2020年8月下旬,業(yè)委會又將其中的450萬元,以一張300萬元和三張50萬元的方式重新轉(zhuǎn)為3年期定期存款,加上之前一張滾存的3年期存款281.875萬元,目前小區(qū)維修基金3年期定期存款總額為731.875萬元。
5. 表決同意允許部分幼兒園家長車輛有償出入本小區(qū)。經(jīng)過一年多實(shí)際運(yùn)行下來,進(jìn)入小區(qū)的幼兒園家長車輛在小區(qū)內(nèi)基本保持良好的秩序。小區(qū)峨山路出口道路高峰期的擁堵現(xiàn)象也有所緩解。
鑒于小區(qū)峨山路出口道路屬于三不管地帶(交警不管、海富和我們小區(qū)想管但無權(quán)管),部分幼兒園家長車輛占道停放導(dǎo)致交通擁堵的情況,目前依然無法根本解決。未來究竟可以采取什么有效的管理方式來確保道路暢通,有待與政府部門的協(xié)調(diào)。
6. 表決通過授權(quán)業(yè)委會解決與申城物業(yè)關(guān)于小區(qū)結(jié)存公益性收入糾紛事宜。該事項近期終于有了結(jié)果,申城物業(yè)返還了部分公益性收入。詳見本次業(yè)主大會議案4,此處不做累述。
7. 關(guān)于水景修復(fù)、監(jiān)控和門禁系統(tǒng)改造、外立面陽臺欄桿除銹等事項,業(yè)主大會雖然表決通過了,但是截止目前尚未啟動。主要是因為:
7.1 修復(fù)水景的方案在業(yè)主大會表決過程中,得到了一些業(yè)主對維修方案建設(shè)性的意見和建議,為盡量降低工程維修可能帶來的遺憾和負(fù)面作用,業(yè)委會本著負(fù)責(zé)任的態(tài)度,請專業(yè)單位對方案優(yōu)化的可能性做了認(rèn)真分析和研究,近期將確定最終的維修方案,并在公示后啟動維修工程。
7.2 監(jiān)控和門禁系統(tǒng)改造工程,因?qū)I(yè)性強(qiáng),預(yù)算高,業(yè)委會對項目的推進(jìn)非常慎重,目前已接洽了多家供應(yīng)商,請他們來小區(qū)實(shí)地踏勘,然后給出初步方案,分析項目的難點(diǎn)和關(guān)鍵點(diǎn),為后續(xù)正式招標(biāo)評標(biāo)做準(zhǔn)備。
7.3 外立面陽臺欄桿除銹事項,在業(yè)主大會表決過程中,也得到一些業(yè)主的建設(shè)性意見和建議,為確保維修質(zhì)量,業(yè)委會擬調(diào)整方案,改為將生銹的擋板直接更換為新的擋板。待供應(yīng)商報價出來后,如果在原預(yù)算內(nèi),業(yè)委會將方案公示后適時啟動更換操作;若超過原預(yù)算,業(yè)委會擬考慮提交業(yè)主大會下一次會議重新表決。
(二)穩(wěn)步推進(jìn)小區(qū)共用設(shè)施設(shè)備的維修、改造和更新
除上述業(yè)主大會表決通過的重大項目更新改造外,2020年度,小區(qū)還實(shí)施了以下維修改造項目:
1. 啟動并完成部分房屋外墻滲水維修工程。為盡量節(jié)省外墻維修成本,本著批量維修的原則,2020年先后完成65戶業(yè)主外墻滲水維修工程,一定程度上暫時解決了部分業(yè)主外墻滲水問題。但是,由于小區(qū)房屋存在的固有質(zhì)量問題,以及2020年開始物業(yè)沒有安排新的維修,致使需要維修的戶數(shù)較多,目前依然還有幾十戶業(yè)主的外墻滲水沒有完成修繕。
此外,目前施工方所采用的常規(guī)外墻滲水維修方案,可能無法根本解決小區(qū)外墻滲水問題。后續(xù)有待尋找更徹底的解決方案。
2. 強(qiáng)化電梯維修保養(yǎng)。怡東物業(yè)接管小區(qū)物業(yè)服務(wù)后,對小區(qū)所有電梯做了全面的安全隱患排查,通過及時更換、維修故障配件,并在電梯間加裝空調(diào)保障高溫天電梯的正常運(yùn)行,加強(qiáng)電梯日常保養(yǎng)等操作,目前小區(qū)大部分電梯總體上處于安全平穩(wěn)運(yùn)行階段,電梯故障報修頻率顯著降低。
鑒于小區(qū)電梯投入使用已快到15整年,后續(xù)的維修保養(yǎng)壓力會越來越大,業(yè)委會將會同物業(yè)加強(qiáng)與電梯維保單位的溝通,督促維保單位繼續(xù)強(qiáng)化電梯日常保養(yǎng)、維修工作,確保電梯安全平穩(wěn)運(yùn)行。在條件具備或需要時,業(yè)委會將請政府部門安排檢測機(jī)構(gòu)對電梯進(jìn)行檢測,并確定后續(xù)的電梯大修或更換方案。
3. 做好其他設(shè)施設(shè)備的搶修、更換、改造等。主要包括更換地下集水泵、維修地下蓄水池及頂樓水箱、加裝地面綠化帶防水條、拆除廢棄路燈并加裝保護(hù)罩、補(bǔ)種局部綠化、更換休閑椅、維修保養(yǎng)防腐木地板、安裝快遞柜、維修局部道路等等。通過上述維修,保障了小區(qū)的正常運(yùn)營,同時也讓小區(qū)部分設(shè)施得到必要的維護(hù)和改善。
此外,關(guān)于小區(qū)8號樓殘疾人通道改造項目,2020年4月業(yè)委會向居委會有關(guān)工作人員咨詢并在履行業(yè)主意見書面征詢基礎(chǔ)上,向街道書面提交了爭取改造資金支持的報告。接下來業(yè)委會將通過居委會持續(xù)跟蹤街道對項目的審批進(jìn)展。若本年度街道無法立項審批,則由小區(qū)自行出資改造。
(三)持續(xù)做好與業(yè)主之間信息溝通
2020年度,業(yè)委會繼續(xù)著力加強(qiáng)與業(yè)主的溝通,每周四晚都安排人員在業(yè)委會辦公室值班,接待業(yè)主來訪,認(rèn)真聽取業(yè)主意見和建議,對業(yè)主反映的問題,及時反饋和落實(shí),涉及需要物業(yè)整改的事項,業(yè)委會都會要求物業(yè)及時安排推進(jìn)整改。
業(yè)委會充分利用小區(qū)兩個業(yè)主微信群以及微信公眾號平臺,進(jìn)一步擴(kuò)大與業(yè)主溝通的范圍。將涉及小區(qū)物業(yè)管理方面的相關(guān)決定、通知在小區(qū)兩個出入口的公告欄以及每個單元的公告欄及時發(fā)布的同時,借助上述微信平臺即時發(fā)布,努力做到小區(qū)重要信息的全覆蓋。
此外,業(yè)委會還利用上述微信平臺,在推出一些重大決定之前,開展意見征詢,充分聽取業(yè)主的意見和建議,在提高決策透明度的同時,也確保決策在合法合規(guī)的前提下,最大限度符合大多數(shù)業(yè)主的利益。
2020年11月,業(yè)委會通過公眾微信號開展了一次物業(yè)服務(wù)質(zhì)量調(diào)查,共有174人參與,結(jié)果顯示,超過70%的人對物業(yè)各項服務(wù)滿意和基本滿意。同時,參與問卷調(diào)查的部分業(yè)主提出了物業(yè)服務(wù)中存在的很多問題,業(yè)委會也都要求物業(yè)有針對性地做出整改。
(四)加強(qiáng)對物業(yè)的監(jiān)督管理,同時體現(xiàn)人文關(guān)懷
業(yè)委會與物業(yè)專門建立了工作微信群,并邀請部分熱心業(yè)主加入該微信群,通過該微信群,將業(yè)主微信群中業(yè)主反映的問題及時反饋物業(yè),同時,利用該微信群,及時了解物業(yè)的日常工作情況,跟蹤相關(guān)事項的落實(shí)情況,極大地提高了業(yè)委會和物業(yè)之間的溝通效率,也讓物業(yè)、業(yè)委會的工作更加透明。
業(yè)委會對物業(yè)一線員工,也盡量體現(xiàn)人文關(guān)懷。每年夏天和春節(jié),業(yè)委會都會安排從公益性收入中支出部分,以高溫補(bǔ)貼以及春節(jié)慰問金形式,讓一線員工感受到來自業(yè)主的關(guān)心。對于物業(yè)員工中拾金不昧的好人好事,業(yè)委會通過小區(qū)維權(quán)基金支出部分給與獎勵。逢年過節(jié),業(yè)委會成員也會到物業(yè)員工工作崗位上進(jìn)行慰問,努力讓物業(yè)一線員工更多地被尊重、被認(rèn)同,使他們在小區(qū)工作有一種獲得感,歸屬感,以促進(jìn)他們更好地履職。
(五)繼續(xù)做好與政府相關(guān)部門的溝通,尋求政府部門對小區(qū)工作的支持
2020年度,業(yè)委會主任和副主任多次參加塘橋街道房辦組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動,學(xué)習(xí)了解涉及物業(yè)管理、業(yè)委會工作的政策法規(guī)和相關(guān)知識,用以指導(dǎo)業(yè)委會日常工作。
根據(jù)富都居委會的通知,多次參加富都居委聯(lián)席會,認(rèn)真聽取各方意見,接受各方監(jiān)督,借鑒海富、新都兩小區(qū)好的管理經(jīng)驗,對小區(qū)物業(yè)管理存在的問題提出解決方案,督促物業(yè)進(jìn)行整改。
業(yè)委會每次醞釀業(yè)主大會會議時,都會提前和街道房辦、富都居委會有關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通,征詢政府部門的意見。同時,在業(yè)委會日常工作中遇到一些難解或拿捏不準(zhǔn)的問題,也都會向上述部門進(jìn)行咨詢,在其指導(dǎo)下,做出決定。
(六)維修資金、公共收益使用結(jié)存情況
2020年度維修資金、公共收益使用及結(jié)存情況參見下表:
1. 本年度各項支出一覽表
本年度維修資金支出333,931.10元,公益性收入支出377,161.55元(其中17萬元補(bǔ)充維修資金)。
部分外墻維修和電梯維修項目的結(jié)算延后到2020年支出。2020年實(shí)際發(fā)生金額比上表數(shù)額多10多萬元。
2. 本年度維修資金結(jié)存一覽表
截至年末,業(yè)主大會總賬戶結(jié)存余額878.89元(其中731.875萬元是定期存款,其余為活期存款)。
3. 本年度公共收益結(jié)存一覽表
2020年小區(qū)公共收益52.98萬元,支出20.72萬元,實(shí)際結(jié)存37.71萬元(其中17萬元補(bǔ)充維修資金,剩余20.71萬元存放在怡東物業(yè)賬戶)。
2020年1月,上述存放在怡東物業(yè)賬戶的資金,業(yè)委會又安排將其中的20萬元轉(zhuǎn)入業(yè)主大會公共收益分賬戶,繼續(xù)補(bǔ)充小區(qū)維修資金。
(七)業(yè)委會工作面臨的主要難點(diǎn)和問題
1. 鑒于我們業(yè)委會成員對涉及物業(yè)管理眾多事項(如電梯、各類水泵、外墻、監(jiān)控等)在專業(yè)技術(shù)方面還比較缺乏,在小區(qū)一些重大工程項目的維修改造方案審核、綠化修剪方案審核等環(huán)節(jié),無法提出專業(yè)審核意見,在業(yè)主提出質(zhì)疑時,也無法及時提供專業(yè)權(quán)威的解釋。我們歡迎有相關(guān)專業(yè)背景的業(yè)主為業(yè)委會提供協(xié)助。
2. 小區(qū)部分群租戶和合租戶給物業(yè)帶來的管理壓力較大。由于租客人員素質(zhì)不一,部分單元高空拋物現(xiàn)象嚴(yán)重,垃圾在樓道隨地扔,單元門被強(qiáng)行打開造成損壞,衛(wèi)生、安全狀況堪憂。要杜絕群租,一方面物業(yè)要強(qiáng)化管理,另一方面業(yè)主也應(yīng)加強(qiáng)自律,出租房屋時應(yīng)拒絕接納群租,減少合租。
3. 部分單元樓道堆放雜物較多,存在安全隱患。2020年街道消防單位來小區(qū)安全檢查,為此向怡東物業(yè)開出了5000元的罰單。物業(yè)雖然可以向業(yè)主出示由居委會、業(yè)委會和物業(yè)公司蓋章的整改單,但是很多業(yè)主并不買賬,而物業(yè)自身并無執(zhí)法權(quán),這方面的管理往往陷入僵局。還望業(yè)主加強(qiáng)自律,切勿在樓道堆放雜物。
4. 裝修垃圾和廢舊家具清運(yùn)存在問題。鑒于垃圾清運(yùn)成本較高,物業(yè)公布了一份垃圾清運(yùn)標(biāo)準(zhǔn),但是一些業(yè)主不認(rèn)可,或者干脆不愿意支付垃圾清運(yùn)費(fèi),經(jīng)常有業(yè)主因為家里局部裝修或更新家具等,將一些建筑垃圾和廢舊家具隨意放在單元門外或垃圾桶邊上,而這些最終都不得不由物業(yè)安排保潔收集放置到指定地點(diǎn),然后集中清運(yùn)出去,一方面增加了保潔的額外工作量,另一方面物業(yè)還要貼錢清運(yùn)。我們曾經(jīng)將物業(yè)公布的垃圾清運(yùn)標(biāo)準(zhǔn)和其他小區(qū)的標(biāo)準(zhǔn)做對比,并沒有發(fā)現(xiàn)物業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)過高,但是部分業(yè)主就是不愿意支付。業(yè)委會在此呼吁業(yè)主按規(guī)定妥善處理好大件廢棄物品,使小區(qū)環(huán)境更加整潔有序。
5. 眾所周知,中星集團(tuán)擁有會所和商鋪的產(chǎn)權(quán)。據(jù)了解,中星集團(tuán)與原租賃方的糾紛已經(jīng)結(jié)束,現(xiàn)委托申城物業(yè)安排人員在會所里面看管,后續(xù)如何使用尚未可知。業(yè)委會會密切關(guān)注并及時向業(yè)主通報。
二、2020年工作計劃
2020年度,業(yè)委會將重點(diǎn)推進(jìn)以下工作:
(一)繼續(xù)推動小區(qū)共用設(shè)施維修改造
1. 認(rèn)真做好監(jiān)控系統(tǒng)改造、水景修復(fù)、陽臺生銹欄桿更換等上年度業(yè)主大會表決通過但尚未實(shí)施的項目。
按照計劃,穩(wěn)步推進(jìn)監(jiān)控系統(tǒng)改造項目,在與多家供應(yīng)商溝通基礎(chǔ)上,擬再次成立由業(yè)委會、業(yè)主、專家組成的項目招標(biāo)評標(biāo)工作小組,負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的方案和報價進(jìn)行評審,確定最終供應(yīng)商。屆時業(yè)委會將該項目階段性工作成果進(jìn)行公示,接受廣大業(yè)主的監(jiān)督。待供應(yīng)商確定后,爭取早日完成項目實(shí)施工作。
關(guān)于小區(qū)水景修復(fù)和陽臺生銹欄桿更換,業(yè)委會也將加快工作進(jìn)程,條件具備時,將盡快組織實(shí)施。
2. 繼續(xù)推進(jìn)外墻滲水維修工程施工,力爭年內(nèi)將之前已經(jīng)報修和新報修的外墻滲水工程全部維修完畢。同時,對車庫樓梯等公共區(qū)域的滲水問題也將安排維修。
3. 繼續(xù)督促物業(yè)電梯維保單位中誼電梯做好電梯日常保養(yǎng)和維修工作,根據(jù)小區(qū)電梯運(yùn)行的實(shí)際情況,必要時擬推動第三方電梯檢測工作,并根據(jù)檢測結(jié)果,做好后續(xù)維修或更換工作安排。
4. 小區(qū)各單元入口和門廳頂部前幾年做的粉刷,現(xiàn)在都有不同程度脫落,各單元樓梯走廊墻壁自房屋交付以來,沒有翻新過,大多比較臟。業(yè)委會擬要求物業(yè)聘請專業(yè)施工方按照單元編制上述公共區(qū)域的頂部和墻壁翻新粉刷方案報業(yè)委會審核,條件具備時,以單元為單位,征詢各單元業(yè)主的意見,獲大多數(shù)業(yè)主同意后,按單元啟動上述翻新工程。
5. 綠化是本小區(qū)的亮點(diǎn),但是因為長期以來缺乏必要的修剪,很多低樓層住戶采光受到影響,同時,低層樹木被高層樹木遮擋,因無法獲得充足陽光而影響正常的生長,本次會議,業(yè)委會把綠化修剪方案作為一個議案提請業(yè)主表決。若業(yè)主表決通過,擬適時啟動小區(qū)綠化修剪養(yǎng)護(hù)工程。
6. 小區(qū)21號地下車庫地坪質(zhì)量很差,擬請物業(yè)尋找合適專業(yè)單位出具維修方案報業(yè)委會審核,條件具備時,報21號車庫全體業(yè)主表決,表決通過后,即安排21號地下車庫地面維修工程。
7. 小區(qū)8號樓殘疾人通道改造工程,按照計劃,先等街道本年度對該項目的審批進(jìn)展,若確定本年度街道無法對該項目立項,業(yè)委會將安排物業(yè)尋找施工單位,推動項目改造工程。
8. 小區(qū)地下多級水泵擬更換,本次作為單位議案報業(yè)主大會表決,若表決通過,擬盡快安排施工方進(jìn)行更換操作。
此外,業(yè)委會將根據(jù)小區(qū)共用設(shè)施的使用情況或突發(fā)故障情況,督促物業(yè)做好應(yīng)急搶修等工作,確保小區(qū)正常運(yùn)行。
(二)繼續(xù)強(qiáng)化對物業(yè)服務(wù)監(jiān)督,促使物業(yè)認(rèn)真履職,提高服務(wù)質(zhì)量
業(yè)委會將繼續(xù)督促物業(yè)按照《物業(yè)服務(wù)合同》條款約定,加強(qiáng)小區(qū)的保潔、保安、綠化、電梯養(yǎng)護(hù)、日常工程維修等工作,進(jìn)一步改善小區(qū)的衛(wèi)生狀況,加強(qiáng)綠化養(yǎng)護(hù),加強(qiáng)電梯養(yǎng)護(hù),加強(qiáng)外來人員和車輛的管理。
自去年8月份以來,物業(yè)一直在與業(yè)委會溝通,鑒于人工成本的持續(xù)上漲,物業(yè)經(jīng)營處于虧損狀態(tài),希望適當(dāng)調(diào)漲物業(yè)費(fèi)。鑒于物業(yè)虧損的實(shí)際情況,經(jīng)與塘橋街道房辦、物業(yè)等協(xié)調(diào)后,業(yè)委會將物業(yè)費(fèi)調(diào)整事項作為單獨(dú)議案報業(yè)主大會本次會議表決,詳細(xì)內(nèi)容參見該議案。
(三)繼續(xù)加強(qiáng)與業(yè)主的溝通,聽取意見和建議,接受業(yè)主監(jiān)督
業(yè)委會將繼續(xù)執(zhí)行每周四晚值班制度,同時利用小區(qū)公告欄、兩個業(yè)主微信群、微信公眾號、以及居委會主辦的聯(lián)席會等平臺,及時發(fā)布信息,努力做到業(yè)委會各項工作的全透明。
通過加強(qiáng)與小區(qū)業(yè)主及各方的溝通,認(rèn)真聽取業(yè)主以及各方對小區(qū)建設(shè)的意見和建議,對業(yè)委會自身存在的不足或問題將及時糾正;業(yè)主提出的好的意見和建議,將積極采納;對涉及物業(yè)管理存在的問題,將加強(qiáng)對物業(yè)的監(jiān)督和管理,要求物業(yè)及時進(jìn)行整改。
(四)本年度維修資金、公共收益使用預(yù)算
根據(jù)2020年度對相關(guān)工作作出的安排,業(yè)委會對2020年度維修資金和公共收益的使用擬作出如下安排:
部分項目的預(yù)算,有待具體方案明確后才能確定,目前只是初步的估算。上述動用維修資金項目,將嚴(yán)格按照維修資金管理規(guī)約的規(guī)定,履行相關(guān)審批程序。
以上報告,請各位業(yè)主審議并表決。