關(guān)于開展現(xiàn)場監(jiān)督類公證質(zhì)量自查自糾報告
xx市司法局公證管理處：
根據(jù)司法部5月31日召開的開展現(xiàn)場監(jiān)督公證專項整頓規(guī)范活動電視電話會議、省廳貫徹落實會議的精神及市局“關(guān)于開展現(xiàn)場監(jiān)督類公證質(zhì)量專項檢查的通知精神”，我處于200x年x月x日組織全處同志對200x年至200x年x月期間辦結(jié)的現(xiàn)場監(jiān)督類公證進(jìn)行了自查自糾。我處總共自查了x本卷宗,其中招投標(biāo)公證x件,有獎銷售x件,拍賣公證x件,證據(jù)保全公證x件,發(fā)信函公證xx件。
通過這次自查自糾活動的開展，對照《中華人民共和國公證暫行條例》、《公證程序規(guī)則》、《開獎公證細(xì)則》的規(guī)定，沒有發(fā)現(xiàn)錯假證，但發(fā)現(xiàn)我處公證員在辦理現(xiàn)場監(jiān)督類公證還存在以下幾個方面的問題：
一、資料的收集審查不夠仔細(xì)。
如有的招投標(biāo)公證缺少招標(biāo)文件和投標(biāo)單位的營業(yè)執(zhí)照資質(zhì)證明等材料未及時補(bǔ)齊，有的發(fā)信函公證缺少原始的債權(quán)依據(jù)。
二、談話筆錄做得過于簡單。
如有的證據(jù)保全公證中的現(xiàn)場工作記錄只有很簡單的幾句話，沒有將保全行為的全部過程寫清楚;有的發(fā)信函公證的談話筆錄形同虛設(shè)，沒有寫明發(fā)信的理由。
三、發(fā)信函公證沒有做到由兩名公證員或公證工作人員共同辦理，往往只由公證員一人辦理。
四、表格資料填寫不完備。有的公證卷宗中申請表、送達(dá)回證等材料填寫不全。
針對我處ban證過程中存在的問題，同時為了更好地貫徹落實〈開獎公證細(xì)則〉及規(guī)范現(xiàn)場監(jiān)督類公證的ban證程序，經(jīng)全處處務(wù)會討論商量，我處提出如下整改意見：
1、及時匯報請示
一旦有當(dāng)事人提出大型開獎活動公證及其他群體性的現(xiàn)場監(jiān)督公證,應(yīng)在正式受理前及時向上級公證管理部門匯報請示,在得到答復(fù)以后方能受理,并在辦理過程中及時匯報請示ban證細(xì)節(jié)。
2、嚴(yán)格ban證程序
我處在今后辦理現(xiàn)場監(jiān)督公證時，將按照〈中華人民共和國公證暫行條例〉、《公證程序規(guī)則》、〈開獎公證細(xì)則〉的規(guī)定，包括發(fā)信函公證在內(nèi)的所有現(xiàn)場監(jiān)督公證，從人員要求到管轄規(guī)定均應(yīng)按照程序認(rèn)真執(zhí)行。
3、加強(qiáng)實體審查
今后我處在ban證中還將著重對申請人資質(zhì)的審查，尤其是開獎公證、招投標(biāo)公證、證據(jù)保全公證，對主辦方的資格應(yīng)作全面審查，要求公證員從申請人提供的營業(yè)執(zhí)照、文件批復(fù)以及其他相關(guān)證據(jù)資料綜合審查;對抽獎活動規(guī)則、拍賣規(guī)則、招標(biāo)文件等資料應(yīng)事先作合法性、合理性、公平性的審查;對整個現(xiàn)場活動作好監(jiān)督檢查工作，把握好每一個活動細(xì)節(jié)。
4、細(xì)化談話筆錄
要求每位公證員不忽視談話筆錄作為證據(jù)的重要性，將申辦理由、當(dāng)事人的具體情況、申辦事項的具體情況作為談話筆錄的必要要素。
5、健全卷宗制作
對公證卷宗中的每一份程序性表格均應(yīng)按規(guī)定認(rèn)真填寫，嚴(yán)禁形式主義，以備隨時自查和上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查。
xx市第x公證處